ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Cork Solutions s.r.o., společnost se sídlem na adrese Pavla Beneše 742/16, Letňany, 199 00 Praha 9, Česká republika, identifikační číslo 060 19 137, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 274690, (Společnost nebo my) při své činnosti zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů (i potenciálních), klientů (i potenciálních) a návštěvníků webových stránek (Vy), a proto v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR) poskytuje následující informace o tomto zpracování.

1.1 K čemu tyto zásady slouží?

Pokud s námi spolupracujete, ať už jste naším dodavatelem, subdodavatelem či klientem, popřípadě pokud s Vámi zvažujeme jakoukoli formu spolupráce navázat, nebo pokud jste navštívil(a) naše webové stránky, zpracováváme některé z Vašich osobních údajů, které jste nám poskytl(a) anebo které jsme získali jiným zákonným způsobem (např. z webových stránek Vaší společnosti, z veřejně dostupných rejstříků či ze sítě LinkedIn).

V tomto dokumentu naleznete souhrnné informace o tom, jaké osobní údaje, v jakém rozsahu, jakým způsobem, za jakým účelem, po jak dlouhou dobu je zpracováváme a jaká jsou Vaše individuální práva v souvislosti s tímto zpracováním osobních údajů.

1.2 Jak nás ohledně zpracování osobních údajů kontaktovat?

Pokud by Vám bylo cokoli nejasné ohledně toho, jak nakládáme s osobními údaji, kontaktujte nás jedním z následujících způsobů:

  • písemně na adrese našeho sídla Beneše 742/16, Letňany, 199 00 Praha 9,
  • emailovou zprávou zaslanou na emailovou adresu [email protected]

1.3 Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Vaše osobní údaje získáme buď tak, že nám je sami poskytnete, např. v rámci jednání o možné budoucí spolupráci přes naše webové stránky nebo jiné komunikační kanály či při spolupráci samotné, například registrací do služby Tabidoo (identifikační, kontaktní údaje, popř. profilové nebo fakturační či transakční údaje), nebo je zjišťujeme z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, z Vašich webových stránek, z Vašeho profilu na síti LinkedIn) či automaticky pomocí našich IT systémů, vždy když vstoupíte na naše webové stránky (údaje z prohlížení webu a údaje ze sociálních sítí).

1.4 Jaké osobní údaje zpracováváme a za jakým účelem?

Zpracováváme o Vás pouze ty údaje, které potřebujeme k plnění našich smluvních povinností, popř. k provedení opatření přijatých na základě Vaší žádosti před uzavřením smlouvy (například pokud nás požádáte o přípravu nabídky), k dodržování našich zákonných povinností (například vést řádné účetnictví), k tomu, abychom mohli realizovat své oprávněné zájmy (například Vám nabízet naše produkty či posoudit vhodnost možné vzájemné spolupráce), či údaje, k jejichž zpracování nám dáte svůj souhlas. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu, přiměřeném stanovenému účelu zpracování. Pro Váš snadný přehled o tom, jaké z Vašich údajů zpracováváme, za jakým účelem a jaký k tomu máme právní titul, jsme připravili následující tabulku:

Kategorie osobních údajůO jaké údaje se jedná?Jaký je účel zpracování?Jaký je účel zpracování?
Identifikační údajejméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, titulPro identifikaci partnerů ve smlouvách, na fakturaci, pro zasílání marketingových nabídekPokud s námi uzavíráte jakoukoli smlouvu (ať už jako náš klient, dodavatel nebo subdodavatel), Vaše identifikační údaje potřebujeme, abychom Vás mohli smlouvu či nabídku na její uzavření personalizovat (tj. na smlouvě či nabídce Vás identifikovat) a tuto smlouvu pak plnit → titulem pro toto zpracování je tedy splnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Vaše identifikační údaje potřebujeme také pro vystavení faktury, resp. plnění povinností, které nám ukládají zákony, především povinnosti vést účetnictví → titulem pro toto zpracování je tedy plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Pokud jsme spolu již v minulosti spolupracovali či jste projevili zájem o naše produkty, Vaše identifikační údaje využíváme také pro to, abychom Vás mohli oslovit s marketingovou nabídkou našich produktů či poptávkou spolupráce → titulem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Kontaktní údajeemail, telefon, kontaktní adresaKontaktní údaje email, telefon, kontaktní adresa Ke komunikaci a realizaci obchodního vztahu, k zaslání nabídky produktů či poptávky spolupráce Vaše kontaktní údaje rovněž potřebujeme k tomu, abychom provedli opatření nezbytná před vznikem smluvního vztahu, jakož i k tomu, abychom mohli plnit smlouvu, kterou s námi uzavřete → titulem pro toto zpracování je tedy splnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pokud jsme spolu již komunikovali či spolupracovali, Vaše kontaktní údaje zpracováváme také proto, abychom Vás mohli oslovit s marketingovou nabídkou našich produktů či poptávkou spolupráce → titulem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).Vaše kontaktní údaje rovněž potřebujeme k tomu, abychom provedli opatření nezbytná před vznikem smluvního vztahu, jakož i k tomu, abychom mohli plnit smlouvu, kterou s námi uzavřete → titulem pro toto zpracování je tedy splnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pokud jsme spolu již komunikovali či spolupracovali, Vaše kontaktní údaje zpracováváme také proto, abychom Vás mohli oslovit s marketingovou nabídkou našich produktů či poptávkou spolupráce → titulem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Profilové údajepohlaví, povolání, předchozí zaměstnání, vzděláníPro možnost posouzení a doložení vhodnosti spolupráceÚdaje o kvalifikaci (předchozím zaměstnání a vzdělání) subdodavatele (i potenciálního, jsou pro nás nezbytné), abychom se mohli rozhodnout, zda s Vámi jako se subdodavatelem uzavřeme smlouvu o spolupráci, resp. abychom mohli zajistit, že na zakázkách se podílejí kvalifikovaní odborníci → titulem tohoto zpracování je tedy plnění smlouvy a provedení opatření před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Profilové údaje klientů (i potenciálních) zpracováváme také za účelem analýzy struktury návštěvníků našich webových stránek a následného přizpůsobení marketingové strategie výsledkům této analýzy → titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Údaje z prohlížení webuIP adresa, technické a analytické cookies, emailová adresa spojená s uživatelským účtem klientaPro marketingové účely a pro účely analýzy chování uživatelů na webových stránkách a sledování vytíženosti serverůÚdaje z prohlížení webu zpracováváme pro účely analýzy chování návštěvníků na našich webových stránkách a analýzy vytíženosti serverů, abychom mohli zajistit jejich bezproblémové zobrazení a optimální fungování → titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Údaje z prohlížení webu zpracováváme také proto, abychom mohli opětovně oslovit návštěvníky našich webových stránek s nabídkou naších služeb (marketing) → titulem pro toto zpracování je rovněž oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Marketingové cookiesmarketingové cookies, Facebook pixels (obsahující IP adresu, emailovou adresu, Facebook cookie)Pro účely přizpůsobení obsahu webu a zobrazení reklamy na sociálních sítíchMarketingové cookies potřebujeme k tomu, abychom Vás mohli informovat o svých službách na sociálních sítích a zobrazovat naši reklamu → titulem pro toto zpracování je Váš souhlas s využitím marketingových cookies (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
Fakturační a transakční údajeinformace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách, fakturační adresaPro řádné vedení účetnictví, a tedy naplnění závazků vyplývajících ze smluv i povinností vyplývající z legislativyÚdaje uvedené na fakturách (fakturační a transakční údaje) zpracováváme, abychom je mohli uhradit → titulem pro toto zpracování je tedy plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Tyto údaje potřebujeme také k tomu, abychom vedli řádně účetnictví a byli připraveni na možné daňové kontroly → titulem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

1.5 Co se stane, pokud nám osobní údaje odmítnete poskytnout?

Dokud jste s námi neuzavřel(a) žádnou smlouvu, můžete se rozhodnout nám žádné z výše uvedených kategorií osobních údajů neposkytnout a smlouvu s námi neuzavírat.

Pokud jsme však spolu již navázali obchodní vztah nebo máte zájem o jeho navázání, budeme pro splnění našich povinností potřebovat alespoň Vaše identifikační, kontaktní, fakturační a transakční údaje (v případě subdodavatelů i některé profilové údaje, jako je dosažené vzdělání a pracovní zkušenosti), jinak s Vámi nemůžeme spolupráci navázat ani Vám naše služby poskytnout.

U osobních údajů, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Pokud tak učiníte, nezpochybníte tím legálnost zpracování osobních údajů v době před jeho odvoláním, ale do budoucna již nebudeme moci tyto údaje zpracovávat.

1.6 Jak dlouho budeme uchovávat Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu, pro který je zpracováváme, poté je nevratně vymažeme. Délka uchování u jednotlivých kategorií údajů se tak liší podle účelu jejich zpracování:

  • (i) údaje zpracovávané pro plnění smlouvy, tedy identifikační, kontaktní, fakturační a některé profilové údaje uchováváme po celou dobu smluvního vztahu a dále do skončení nejdelší promlčecí lhůty vázající se k povinnostem a právům upraveným touto smlouvou (tedy zpravidla 10 let trvání promlčecí lhůty a 1 rok po jejím ukončení pro případ nároků uplatněných na jejím konci, pokud nebyla ujednána delší promlčecí lhůta či nedošlo k jejímu prodloužení);
  • (ii) zvláštní podskupinou údajů zpracovávaných pro naplnění smluvní povinnosti jsou identifikační a fakturační údaje subdodavatelů, kteří se v rámci zadání Společnosti podíleli na vytvoření autorských děl (především se tak bude jednat o programátory, kteří se podíleli na vytvoření zdrojových kódů) − tyto údaje uchováváme po dobu trvání autorskoprávní ochrany díla, tedy 70 let po smrti posledního z autorů díla;
  • (iii) údaje zpracovávané pro plnění právní povinnosti vést řádně účetnictví, tedy fakturační a transakční údaje, uchováváme nejvýše po dobu 10 let od konce daňového období ve kterém došlo k vystavení posledního dokladu k Vaší objednávce či provedení poslední transakce;
  • (iv) údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu nabízet své služby klientům, mapovat potencionální subdodavatele či obchodní partnery, tedy identifikační, kontaktní a profilové údaje, uchováváme po dobu 2 let od ukončení obchodního vztahu či od našeho posledního kontaktu (pokud k navázání obchodního vztahu nedošlo);
  • (v) údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu k zobrazování naší reklamy na sociálních sítí, pak zpracováváme pouze po dobu, se kterou jste souhlasili, tedy 13 měsíců, pokud souhlas neodvoláte dříve.

1.7 Komu osobní údaje předáváme ke zpracování? S kým osobní údaje sdílíme?

Vzhledem k tomu, že ke svému podnikání při poskytování některých služeb využíváme externí dodavatele, Vaše osobní údaje jim v nezbytném rozsahu předáváme, aby nám tyto služby mohli zajistit. Jedná se o dodavatele:

  • (i) softwarových služeb (např. MailChimp, Tawk.to, Google Analytics, Facebook);
  • (ii) účetních a daňových služeb;
  • (iii) marketingových služeb.

Při předávání osobních údajů těmto dodavatelům dbáme na to, aby jako zpracovatelé využívali předané osobní údaje pouze pro dosažení námi stanovených a výše uvedených účelů. Vzhledem k tomu, že využíváme i služby zpracovatelů sídlících v USA (MailChimp, Tawk.to, a Facebook), předáváme osobní údaje i mimo EU. O bezpečnost Vašich dat se bát nemusíte, se všemi uvedenými zpracovateli máme uzavřené standardní smluvní doložky, které umožňují předávat osobní údaje do USA, v souladu s požadavky GDPR i s rozsudkem Soudního dvoru Evropské Unie z července 2020, který zneplatnil Štít soukromí. Mezinárodním organizacím osobní údaje nepředáváme.

1.8 Využíváme při zpracování automatizované rozhodování, včetně profilování?

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovaného rozhodování či profilování, tj. k situaci, kdy by osobní údaje byly zpracovávány automatizovaně, bez lidského zásahu, a výsledek tohoto automatizovaného zpracování by měl pro subjekt údajů právní účinky nebo by se ho jinak významně dotýkal. Při jakémkoli nakládání s Vašimi údaji z naší strany je vždy přítomen člověk. Pokud bychom do budoucna chtěli přikročit k využití procesu automatizovaného rozhodování, budeme Vás o takovém záměru informovat.

1.9 Jaká práva ve vztahu k osobním údajům máte a jak jich u nás využít?

Je naší povinností a prioritou zajistit, aby zpracování veškerých osobních údajů naší Společností probíhalo řádně a bezpečně. K osobním údajům tak mají přístup pouze pověřené osoby skrze zabezpečený přístup a ve chvíli, kdy údaje nebudou dále potřeba, vymažeme je.

Zároveň Vám garantujeme níže uvedená práva, která u nás můžete uplatnit písemně, telefonicky nebo emailem na výše uvedené kontakty. Vynasnažíme se Vám obratem odpovědět, a pokud to bude možné, Vaší žádosti vyhovět. Veškeré informace a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pouze v případě, kdy bychom Vaši žádost shledali zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou, můžeme si naúčtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. Také pokud by se Vaše žádosti o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů opakovaly, vyhrazujeme si právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek k pokrytí administrativních nákladů.

Pokud nás požádáte o vyjádření či informace o přijatých opatřeních, poskytneme Vám je co nejdříve, nejpozději však do měsíce. Tuto lhůtu můžeme prodloužit pouze pokud to bude nutné s ohledem na složitost a počet žádostí. O takovém prodloužení bychom Vás však vždy informovali a uvedli jeho důvod a délku, která nepřesáhne 2 měsíce.

  • (a) Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů a přístup k osobním údajům
    Máte právo být informován, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, o jaké údaje se jedná, za jakým účelem je zpracováváme, komu Vaše údaje předáváme (nebo jakým kategoriím příjemců osobních údajů), jaká máte v souvislosti s námi prováděným zpracováním práva, že se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, jaké jsou zdroje zpracovávaných osobních údajů a zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování. K zajištění Vaší informovanosti slouží rovněž tyto zásady. Pokud bychom zamýšleli dále zpracovávat Vaše údaje pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytneme Vám ještě před takovým zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace, na které se vztahuje toto právo, najdete i v tomto dokumentu, to Vám však nebrání o ně znovu požádat. Na Vaši žádost Vám také poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
  • (b) Právo na opravu
    Pokud se některý z Vašich osobních údajů, které zpracováváme, změnil, například jste změnil(a) bydliště nebo telefonní číslo, máte právo od nás požadovat opravu těchto údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
  • (c) Právo na výmaz (právo být zapomenut)
    Máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení; i přes Vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat, například pokud by se jednalo o faktury, které potřebujeme uchovat z daňových důvodů. V každém případě však budete o vyřízení Vaší žádosti detailně informováni. Údaje, které již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány, mažeme automaticky, můžete se však na nás kdykoli obrátit s žádostí o výmaz.
  • (d) Právo na omezení zpracování
    Máte právo od nás požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů (tedy, aby nedošlo k jejich využívání, ale zároveň, aby nedošlo k jejich úplné likvidaci), a to v následujících případech:
    (i) zpochybnili jste přesnost osobních údajů (zpracování bude poté omezeno na dobu potřebnou pro ověření přesnosti);
    (ii) zpracování je protiprávní a nemáte zájem o výmaz;
    (iii) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků;
    (iv) vznesli jste námitku proti zpracování a probíhá ověření, zda naše oprávněné důvody pro zpracování převažují nad těmi Vašimi.

    I v případě, že dojde k omezení zpracování, budeme nadále moci Vaše osobní údaje zpracovávat v těch případech, kdy to bude potřeba pro určení, výkon nebo obhajobu jeho právních nároků nebo pro ochranu práv jiných fyzických nebo právnických osob.
  • (e) Právo na přenositelnost údajů
    Pokud nás požádáte, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu subjektu, který určíte, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
  • (f) Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
    Pokud se domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, můžete se na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
    Pokud by z naší strany docházelo k automatizovanému rozhodování či profilování, můžete námitku dále vznést i proti takovému zpracování.
  • (g) Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
    Pokud budete mít dojem, že s Vašimi osobními údaji zacházíme v rozporu s našimi povinnostmi, obraťte se prosím na naši kontaktní osobu uvedenou v záhlaví dokumentu. Věříme, že se nám podaří jakékoli nesrovnalosti objasnit. Pokud nebudete spokojeni s naší reakci, máte vždy právo obrátit se s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů i na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Čas od času můžeme aktualizovat naše zásady ochrany osobních údajů. Upozorníme vás na jakékoliv změny tím, že zveřejníme nové zásady ochrany osobních údajů na této stránce.

Doporučujeme pravidelně sledovat tyto zásady ochrany osobních údajů, abyste zaznamenali jakékoliv změny. Změny těchto zásad ochrany osobních údajů vchází v platnost v okamžiku zveřejnění na této stránce.

Kontaktujte nás

Pokud máte jakékoliv dotazy ohledně těchto zásad ochrany osobních údajů, prosím, kontaktujte nás.

Online